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La inscripción del fichero en la AEPD : Los datos personales en el Marketing Digital

Blog: Los datos personales en el Marketing Digital

¡Ya estamos aquí de nuevo!

Una vez que tenemos todo preparado para empezar a recibir y tratar de forma adecuada los datos personales de nuestros clientes, debemos cumplir con otro requisito legal, que es el de comunicar a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) la creación de nuestro fichero LOPD de nivel básico.

Cada fichero que se inscribe en el Registro General de Protección de Datos (RGPD) de la AEPD recibe su número único de identificación (como las matrículas de los coches).

Para hacerlo, tenemos que enviarle un formulario relleno con los datos del fichero. Para facilitar su cumplimentación, la AEPD ha elaborado el formulario en formato PDF, de forma que le demos todo mascadito. Este formulario se llama NOTA: NOtificaciones Telemáticas a la Aepd.

A continuación os dejamos dicho formulario:

Formulario NOTA para ficheros de titularidad privada

NOTA: Si os preguntáis a qué viene eso de “titularidad privada”, es porque nuestro amigo Jorge es un empresario. Si fuera un Ayuntamiento, entonces tendría que utilizar el formulario de “titularidad pública”, que no es el caso.

Para cumplimentarlo necesitaréis el Adobe Reader versión 7.0.8 ó superior.

Bueno, pues vamos a ponernos manos a la obra. Empezamos por cargar el PDF y os voy a indicar cómo rellenarlo.

PASO 1

Lo primero es marcar qué vamos a hacer con el formulario, en este caso es dar de alta un nuevo fichero, por lo que marcamos “Alta”.

Selección de trámite
PASO 2

Hecho esto, nos aparecerá una nueva sección donde podemos seleccionar si nuestro fichero es un poco peculiar, o si es un fichero de los habituales (como es nuestro caso), por lo que marcamos “Tipo”.

Selección de fichero tipo

PASO 3

Ahora nos pedirá que seleccionemos de qué tipo de fichero tipo se trata, por lo que marcaremos “Clientes y/o proveedores”.

Selección de fichero de clientes

PASO 4

Llegamos al momento de decidir cómo vamos a presentar el formulario. Tenemos tres formas de hacerlo:

  • Por carta (en papel): Una vez cumplimentado el formulario, Jorge lo imprime, lo firma y lo manda por carta (luego os indicamos a qué dirección).
  • Mixto (enviar parte por Internet y parte por carta en papel): Una vez cumplimentado el formulario, se envía por Internet el contenido, luego Jorge imprime una de las páginas del formulario (“Hoja de solicitud”), la firma, y manda una carta/fax sólo con esa página (a la misma dirección de antes).
  • Por Internet: Una vez cumplimentado el formulario, Jorge lo firma digitalmente (con su DNIe o su certificado digital de la FNMT), se envía por Internet el contenido y recibe el número de inscripción.

Si utilizas tanto el método por carta como mixto, tardarás bastantes días en recibir la confirmación de que el fichero se ha inscrito correctamente, así como su número de inscripción. Durante ese tiempo no deberías (para hacerlo legalmente) tratar datos de tus clientes, por lo que si te urge, deberías utilizar el método 100% por Internet.

Lo que pasa es que no todo el mundo se maneja bien con su certificado digital, y como hemos dicho que nuestro amigo Jorge tiene un conocimiento de nivel medio informático, consideraremos que lo suyo no es el uso del DNIe, y puestos a tener que mandar algo por carta, ya para eso lo manda todo, por lo que seguiremos el ejemplo seleccionado “Formulario en papel” y luego pulsando el “Cumplimentar”.

Envío en papel
PASO 5

No está siendo tan difícil, ¿verdad?

Ahora Jorge tiene que rellenar sus datos como profesional. Al ser un autónomo, y vender directamente desde su casa, los datos que tiene que proporcionar son los suyos personales, así como la dirección de su casa.

Una vez que haya rellenado los datos de la sección “Responsable del fichero” con los suyos propios, debe pulsar el “Validar”, para asegurarse de que esa sección está correcta. Si está todo correcto aparecerá un mensaje que le dirá “Validación correcta”.

Introducción de datos del resposable del fichero

Dado que donde tiene su “oficina” es en su propia casa, dejará en blanco la sección “Derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación”, ya que utilizará la misma dirección que hemos introducido antes.

PASO 6

Como Jorge tiene su web hospedada en 1&1, habrá que meter los datos de 1&1 como “Encargado del tratamiento”. Aunque otras empresas le proporcionan servicios tratando los datos de sus clientes, como MailChimp, sólo puede introducir los datos aquí de una empresa, por lo que deberá especificar aquí la más relevante, que en este caso es la de hospedaje, es decir, 1&1.

No obstante, en su Documento de Seguridad, sí deberá tener a todas las empresas que actúen como encargados de tratamiento identificadas.

En el caso particular de MailChimp, al ser un servicio prestado desde el extranjero, tendremos que inscribir el fichero de forma específica. Os lo explicaremos en otro post.

Encargado de tratamiento

De ahí en adelante, el resto de secciones vienen ya rellenas con los datos tipo, no hace falta tocar nada en ellas.

PASO 7

Llegados a este punto, toca firmar el formulario, pulsando en “Cumplimentar Hoja de Solicitud”.

La sección “Persona física que actúa en representación del responsable del fichero ante la AEPD” la tendremos que rellenar nuevamente con los datos de Jorge, pues será el propio Jorge quien envíe la carta.

Hoja de presentación

Después de esto pulsamos el botón “Finalizar Formulario”. Ahora se imprime el formulario relleno. Hecho esto Jorge tiene que firmarlo donde dice “Firma de la persona que efectúa la notificación”.

Ahora tiene que enviar las páginas, bien por carta a:

Agencia Española de Protección de Datos
C/Jorge Juan, 6
28001 Madrid

O enviarlas por fax a:

914-45-25-29   ó   914-48-36-80

Hecho esto, a esperar la contestación de la AEPD.

Nos vemos en el siguiente post, en el que aclararemos cómo hacer que los servicios que MailChimp nos brinda cumplan también con la LOPD.



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