Ya hemos empleado la palabra “fichero“, y aunque viene explicado en la LOPD (LO 15/1999), a mucha gente le surge la duda de “¿Qué es un fichero de datos en la LOPD?”.

Según el artículo 3 de la LOPD:

“b) Fichero: todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.”

Por lo tanto, la respuesta sencilla es que un fichero es un conjunto de datos que permita identificar a una persona, por ejemplo, un fichero de “Clientes“ sería:

- El nombre del cliente (particular que te compra en la tienda online)

- Su dirección postal

- Su dirección de e-mail

- Su teléfono

Ahora bien, esos datos pueden residir en varios sitios, por ejemplo, podemos tener esos datos guardados en la base de datos de nuestra tienda online WooCommerce. Pero también podemos estar utilizando esos datos en MailChimp (www.mailchimp.com) para mandarle un mailing, y MailChimp, dado que es un servicio prestado online, tiene su propia base de datos, ajena a nuestro WooCommerce, donde tendríamos que subir el nombre del cliente y su e-mail (al menos).

¿Constituye nuestra cuenta en MailChimp otro fichero? No, se trata del mismo fichero de “Clientes“, siempre que respetemos el hecho de que a los clientes le informamos a la hora de recoger sus datos de que entre las finalidades para las que utilizaremos sus datos es para el envío del producto que ha adquirido, así como el envío de comunicaciones comerciales (descuentos, nuevos productos, etc. que es para lo que habitualmente usaremos el MailChimp).

Por lo tanto, el “fichero” se refiere a donde quiera que estén los datos de nuestros clientes (la base de datos de nuestro WooCommerce, el trocito de la base de datos de MailChimp donde estén los datos de los clientes, etc.).

No obstante, como veremos más adelante, a la hora de inscribir un fichero LOPD en la AEPD, tenemos ciertas limitaciones, así que deberemos especificar los datos que almacenaremos y trataremos con MailChimp de forma específica.

Otro tema que debemos saber es que existen ficheros automatizados, no automatizados y mixtos. Por ejemplo:

• Automatizados: Serían los datos que tenemos de los clientes en una aplicación, es decir, tenerlos en el WooCommerce.
• No automatizados: Si nuestra tienda fuera física y tuviéramos unas fichas en papel con los datos de los clientes.
• Mixtos: Si los datos de los clientes que tenemos en el WooCommerce los imprimimos en papel y los guardamos en nuestra oficina. Tenemos esos datos automatizados (en WooCommerce) y no automatizados (en papel).

¿Podría considerarse que el imprimir los datos de los clientes en una etiqueta en papel que pegamos al paquete con el pedido que nos ha comprado, para enviárselo a su casa, hace que nuestro fichero “Clientes” sea mixto? No, porque hemos impreso sus datos para tramitar su pedido, y esa etiqueta va en el paquete, que tramitará la empresa de transportes para darnos el servicio que hemos contratado de envío.

¿Podría considerarse que el imprimir la factura de la compra y meterla en la caja del pedido que nos ha hecho, hace que nuestro fichero “Clientes” sea mixto? Tampoco, porque nuevamente ese papel va al cliente, nosotros no lo vamos a usar para nada más, y además dejaremos de tenerlo en cuanto se le mande el paquete al cliente.

Por lo tanto, nuestro fichero de “Clientes” es automatizado.

Y ahora que tenemos claro ese concepto, seguiremos avanzano en las siguientes entregas